——西安交通大學采購招標管理的全流程變革與創新實踐在中國推進數字化轉型的今天，如何借助數字技術提升采購管理效能、優化資源配置，已經成為高等院校管理現代化的關鍵課題。作為國內“雙一流”高校之一，西安交通大學在采購與招標管理的全流程數字化轉型方面積累了10余年的實踐經驗，形成了全生命周期的數字化、信息化管理，推動了采購管理的智能化、高效化、規范化與透明化。隨著學校采購規模的不斷擴大，傳統采購模式已無法滿足日益復雜的現代化管理需求。為了提升管理效能、提高采購透明度，西安交通大學自2014年啟動采購管理信息化建設以來，不斷完善信息化建設內涵。2016年，對采購管理系統進行重構，以面向用戶提供服務為核心，通過優化流程、簡化界面，提升用戶使用體驗；2018年，完成電子招投標評審系統建設；2019年，全面啟用電子招標投標系統，實現了遠程開標；2020年，完成網上商城和網上競價系統建設；2022年，建成并啟用房屋招租平臺；2023年，全面啟用電子合同；2024年，開發啟用采購檔案電子化管理系統。目前，西安交通大學已形成一個智能化、集成化、數字化、規范化、透明化的采購管理系統體系，在確保采購過程公開、公平、公正、誠信的原則下實現了提質增效。西安交通大學采購管理以“人員少、任務重、強內控、重服務”為建設思路。對于50萬以上的貨物和服務項目以及20萬以上的修繕工程項目，采購與招標工作由學校國資處自行組織完成。在電子招標系統模式運行下，西安交通大學不委托招標代理公司，僅用3人基本做到全部項目自行組織招標。西安交通大學在采購管理體系的構建上高度重視頂層設計與制度保障。學校通過內控體系建設、管理制度保障、管采有效分離等措施，做到全程留痕留底，確保程序依法合規、工作專業高效、資金合規使用，全面提升了管理和內控水平。由學校采購工作領導小組統一領導招標采購工作，對各部門進行職責劃分，以信息化建設為切入點建立實時反饋機制。學校重視采購管理制度建設，制定了《西安交通大學采購管理辦法》及實施細則，確保各工作依法合規，程序規范。所有采購過程實行三級審核制，并采取崗位輪崗管理。按照不相容崗位分離原則，把采購過程橫向分為項目管理、招標管理、外貿管理、合同管理、驗收管理、檔案管理等6個部分，做到不同采購崗位相互融入的同時又保持相對分離，互相制約，確保了內控管理質量。通過內控體系建設和分級管理模式，學校實現了對采購工作的全程監控，極大地提升了管理水平。西安交通大學通過系統化管理和信息公開，學校將采購過程中的每一個環節都納入了陽光之下。學校通過信息系統公開采購計劃、招投標公告、評標結果等所有關鍵信息。所有信息均可以供師生和社會公眾查詢，確保了學校采購管理的公信力。根據采購管理體系的頂層設計，西安交通大學設計了全周期、全方位的信息化采購管理系統。系統涵蓋經費預算、需求管理、采購計劃、招標管理、合同管理、驗收管理、專家庫管理、報表統計、電子歸檔等功能模塊，協助用戶提高管理水平及采購效率，實現了采購管理系統的動態優化。對于師生而言，實現全流程線上操作，做到“數據多跑路，師生少跑腿”；對于管理層而言，全過程留痕，有助于實現全面內控與自我監督。這種信息化公開透明的做法，不僅增強了學校采購工作的公信力，而且還有效避免了采購過程中可能出現的腐敗與權力尋租現象。西安交通大學的電子招投標系統，使學校的招投標活動實現了從傳統的紙質招標到全程線上、無紙化、數字化操作的轉變。電子招投標系統可以實現采購文件制作、采購公告一鍵發布、投標文件遞交、開標唱標、評標、定標、歸檔等全流程電子化、無紙化等功能，在和供應商不見面的情況下，完成招標整個環節，既節約了交易成本，又降低了采購環節中的風險，提高了采購招標工作質量和效率。利用信息化手段使招投標工作“數字化、無紙化”是將國家提倡的節能環保落在實處，利用網絡系統投遞投標（響應）文件排除人為因素，提升招標的公開公正，提高投標供應商之間的有效競爭。其次，學校還利用系統平臺進行跨區域、跨部門的遠程評標，突破了傳統招投標活動受地域和時間限制的困擾，使得采購工作更加高效、便捷。另外，信息化平臺將流程規范化，讓每一位工作人員都能快速適應系統操作模式，按照系統要求形成更加規范的工作流程。財政部推行中央財政預算管理一體化系統，既構建全流程預算管理閉環，又推動預算管理與其他管理活動的融合。在全生命周期一體化管理的大背景下，西安交通大學計劃進一步整合采購、資產和財務業務系統，構建一個更加完善的全流程采購管理生態。通過不斷優化和迭代，推動采資財業務的數據實時交互、共享和分析，實現系統的精細化、規范化管理以及深度融合，打破“信息孤島”。為了進一步提升采購管理效率，學校正在積極推動采購管理系統的智能化升級。未來的采購管理系統將更加注重人工智能（AI）和大數據分析技術的應用，通過智能化的需求預測、供應商選擇和風險預警等功能，精準識別供應商圍標串標等不良行為，使得采購決策更加科學與高效。未來，隨著技術的不斷進步和信息化理念的不斷深入，高校的采購管理將會更加智能化、精細化和規范化。西安交通大學數字化采購可以有效解決傳統采購模式中的痛點，在實踐過程中不斷推動高校采購管理的數字化改革，為實現中國高等教育采購與招標的現代化貢獻力量。
來源 | 中國政府采購報
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